วิธีทำบัญชีผู้เข้าสอบธรรมศึกษา ส่วนกลาง (แบบฟอร์มใหม่)

คาดว่า คงต้องปรับตัวไม่น้อยสำหรับเจ้าหน้าที่ผู้ทำบัญชี ในการทำบัญชีรายชื่อผู้เข้าสอบธรรมศึกษาด้วยแบบฟอร์ม ศ.๕, ศ.๖ ที่ทางสำนักงานแม่กองธรรมสนามหลวงประกาศใช้ในปี พ.ศ.๒๕๕๕ จึงขอนำมาเขียนเป็นบทความแนะนำการทำบัญชีในเบื้องต้น สำหรับท่านที่ไม่ได้เข้าอบรมการทำบัญชีที่ทางสำนักงานแม่กองธรรมสนามหลวงได้จัดขึ้น

ก่อนอื่น ท่านที่ยังไม่มีแบบฟอร์มแบบใหม่ ให้ดาวน์โหลดจากหน้าเว็บสำนักงานแม่กองธรรมสนามหลวงได้เลย หรือสามารถคลิกที่ลิงค์นี้เพื่อดาวน์โหลด โดยจะลิงค์ไปที่เว็บสำนักงานแม่กองธรรมสนามหลวง หากโหลดมาแล้วสงสัยว่า ไฟล์หรือแฟ้มแต่ละแฟ้มต่างกันอย่างไร ให้ดูที่บทความนี้ จะมีบอกไว้ว่าแฟ้มแต่ละแฟ้มต่างกันอย่างไรบ้าง

และขอแจ้งให้ทราบว่า แฟ้มที่ทำนี้ ทางสำนักงานแม่กองธรรมสนามหลวง ให้ส่งเป็นไฟล์ (ส่งเป็นแผ่นซีดี หรือส่งเป็นอีเมล์) เท่านั้น มิได้ให้ใช้สำหรับพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์(เครื่องปรินต์) เมื่อทางสำนักงานแม่กองธรรมสนามหลวงได้รับแฟ้มของท่านแล้ว จะทำการตรวจสอบความถูกต้อง แล้วจึงจะส่งแฟ้ม ศ.๗ (แฟ้มสำหรับเจ้าสำนักเรียน/เจ้าของสนามสอบเซ็นต์เพื่อส่งเป็นกระดาษให้สำนักงานแม่กองธรรม) และแฟ้มบัญชีรับใบตอบ (บัญชีลงชื่อนักเรียนผู้เข้าสอบ) ดังนั้น จึงสรุปง่าย ๆ ว่า ทำแฟ้ม ศ.๕, ศ.๖ เพื่อส่งให้สำนักงานแม่กองตรวจ สำนักงานแม่กองตรวจแล้ว จะสร้างแฟ้มศ.๗ และบัญชีรับใบตอบให้สนามสอบเพื่อส่งต่อให้เจ้าสำนักเรียนเซ็นต์ยืนยันรายชื่อ แล้วเจ้าสำนักเรียนจึงส่งแฟ้มศ.๗ ที่เป็นกระดาษให้ทางสำนักงานแม่กองอีก เป็นอันเสร็จกระบวนการ

หน้าตาแบบฟอร์มแบบใหม่จะเป็นดังรูปด้านล่างนี้ (คลิกที่รูปเพื่อดูขนาดใหญ่ขึ้น)

แฟ้ม ศ.๕, ศ.๖ แบบใหม่ สำหรับธรรมศึกษาส่วนกลาง (กทม.)

แฟ้ม ศ.๕, ศ.๖ แบบใหม่ สำหรับธรรมศึกษาส่วนกลาง (กทม.)

จากรูปจะเห็นว่า แบบฟอร์มมีขนาดกว้างมาก กว้างระดับกระดาษ A4 3 แผ่นเลย แล้วจะมีวิธีทำงานอย่างไรจึงจะสะดวก ใน Excel มีมุมมองในการทำงานอยู่ 3 แบบ คือ

  1. แบบ Normal คือแบบปกติ ไม่มีอะไรเป็นพิเศษ ทุกเซลทุกช่องข้อมูลเชื่อมติดกันไปหมด ไม่มีการแบ่งเป็นหน้า ๆ แบบนี้จะสะดวกสำหรับการทำข้อมูลเยอะ ๆ และต่อเนื่อง
  2. แบบ Page Layout คือ แบบแบ่งเป็นหน้า ตามขนาดกระดาษ ในกรณีเราต้องการพิมพ์ออกผ่านทางเครื่องพิมพ์ ควรใช้มุมมองนี้ เพราะจะทำให้ทราบว่า ข้อมูลที่เราจัดการนั้นอยู่ในหน้าไหนบ้าง
  3. แบบ Page Break Preview คือ แบบสำหรับจัดหน้าพิมพ์ เราสามารถคลิกลากส่วนที่ต้องการพิมพ์ได้เลยว่าหน้านี้ ให้พิมพ์ตั้งแต่ส่วนไหนถึงไหน มุมมองนี้เหมาะสำหรับเตรียมพิมพ์โดยไม่ต้องไปยุ่งกับการจัดข้อมูลจริง

จากมุมมองในการทำงาน 3 แบบ จะเห็นว่า แบบที่เหมาะสำหรับทำบัญชีธรรมศึกษา คือ แบบที่ 1 ดังนั้น หากต้องการทำงานสะดวก จัดการข้อมูลได้รวดเร็ว ให้เลือกมุมมองในการทำงานแบบ Normal. เมื่อเลือกมุมมองในการทำงานแล้วก็มาเริ่มทำความรู้จักกับส่วนต่าง ๆ ในแบบฟอร์มธรรมศึกษาใหม่กัน

ขั้นตอนที่ ๑ หัวแฟ้ม (ปีที่สอบ และชื่อที่อยู่ของสนามสอบ)

หัวแฟ้ม หรือ header เป็นส่วนที่อยู่ด้านบนของแฟ้ม ประกอบด้วย คำแนะนำจากสำนักงานแม่กองธรรมสนามหลวง และชื่อบัญชี แต่ส่วนที่เราจำเป็นต้องกรอกข้อมูลคือ ปี พ.ศ.ที่สอบ และชื่อสนามสอบ

  • ปี พ.ศ.ที่สอบ ให้ใส่เป็นปี พ.ศ. เช่น 2555 เป็นต้น สามารถพิมพ์ลงไปตรง ๆ ได้เลย (พิมพ์เป็นเลขอารบิค แต่พิมพ์แล้ว มันจะกลายเป็นเลขไทยหรือเปล่า ไม่ต้องสนใจ)
  • ชื่อสนามสอบ ให้ไปค้นชื่อสนามสอบที่ถูกต้องจากเว็บสำนักงานแม่กองธรรมสนามหลวง คลิกที่นี่เพื่อไปเช็คชื่อสนามสอบ และตำบล, อำเภอ, จังหวัด, ภาค ของสนามสอบ

ขอย้ำว่า ในส่วนที่ ๑ นี้ สำคัญมาก ๆ ต้องใส่ให้ครบถ้วน และใส่ให้ถูกต้อง เพราะถ้าใส่ไม่ครบถ้วน หรือใส่ไม่ถูกต้องแล้ว ระบบจะไม่ตรวจแฟ้มให้

หัวแฟ้ม (ปีที่สอบ และชื่อที่อยู่ของสนามสอบ)

หัวแฟ้ม (ปีที่สอบ และชื่อที่อยู่ของสนามสอบ)

 

ขั้นตอนที่ ๒ เนื้อหาแฟ้ม (รายชื่อผู้เข้าสอบ)

ในส่วนของเนื้อหาแฟ้ม จะเป็นเลขที่ ชื่อ-นามสกุลผู้เข้าสอบ และรายละเอียดอื่น ๆ จะขอแนะนำเป็นลำดับไป

๒.๑ ธรรมศึกษาตรี ใช้แฟ้ม ts1 (ศ.๕)

สำหรับธรรมศึกษาตรี ในส่วนของเนื้อหาแฟ้ม จะประกอบไปด้วยรายละเอียดคือ เลขที่, เพศ, คำนำหน้าชื่อ, ชื่อ, นามสกุล, เลขที่บัตรประชาชน, ชั้น/แผนก, ห้อง, พ.ศ.เกิด, เดือนเกิด, บิดา, มารดา, ชื่อองค์กร, ตำบล(ขององค์กร), อำเภอ, จังหวัด, สังกัดวัด, ตำบล, อำเภอ, จังหวัด, สำนักเรียน, หมายเหตุ

แบบฟอร์มธรรมศึกษาตรี ส่วนกลาง ปี 2555

แบบฟอร์มธรรมศึกษาตรี ส่วนกลาง ปี 2555

๒.๑.๑ การใส่เลขที่

การใส่เลขที่ ให้ใส่เรียงลำดับไปเรื่อย ๆ เช่น จาก 1 เป็นต้นไป หรือจากเลขอื่น ๆ ก็ได้ถ้าหากมีเหตุผลที่จะเริ่มจากเลขอื่นที่ไม่ใช่เลขหนึ่ง แต่ทั้งนี้ตัวเลขต้องเรียงลำดับกัน ห้ามใส่เลขสลับลำดับ ห้ามใส่สูตรคำนวณเด็ดขาด พิมพ์แต่ตัวเลข ไม่ต้องใส่จุด โปรแกรมจะไม่อ่าน

ใส่ตัวเลขในแบบฟอร์มธรรมศึกษา

ใส่ตัวเลขในแบบฟอร์มธรรมศึกษา

๒.๑.๒ การใส่ข้อมูลช่อง เพศ, คำนำหน้า

ช่องข้อมูลเพศ ใส่ได้แค่ ชาย กับ หญิง เท่านั้น ส่วนช่องคำนำหน้าชื่อ ให้ใส่ตามที่เป็น เช่น เด็กชาย, เด็กหญิง, นาย, นางสาว เป็นต้น ถ้าไม่ใช่คำนำหน้าที่แปลก และไม่ได้ใส่คำนำหน้าซ้ำซ้อนกันมาก ก็จะผ่านการตรวจได้ปกติ

๒.๑.๓ การใส่ข้อมูลช่องชื่อ-นามสกุล

ช่องชื่อ ให้ใส่เฉพาะชื่อเท่านั้น ห้ามใส่คำนำหน้ามาด้วย ส่วนช่องนามสกุล ให้ใส่ตามปกติ ยกเว้นผู้ที่ไม่มีนามสกุล ให้ใส่ – ไว้ในช่องนามสกุล หมายถึง ไม่มีนามสกุล หากปล่อยไว้ว่าง ๆ โปรแกรมจะถือว่ามีข้อผิดพลาด ใน Excel นั้น หากพิมพ์ – แล้วนำเมาส์ไปคลิกที่ช่องอื่น ๆ มันจะกลายเป็นการใส่สูตร ดังนั้น หากพิมพ์ – ในช่องข้อมูลแล้ว ให้กด Enter แทนการคลิกเมาส์ อนึ่ง เครื่องหมาย – นี้ ไม่สามารถใช้ _ แทนได้ โปรแกรมตรวจจะถือว่าเป็นข้อผิดพลาด

๒.๑.๔ การใส่ข้อมูลช่อง เลขที่บัตรประชาชน, ชั้น/แผนก, ห้อง

การใส่ข้อมูลในช่องเลขที่บัตรประชาชน ในปี 2555 นี้ ทางสำนักงานแม่กองธรรมสนามหลวงแจ้งว่ายังไม่บังคับใช้ ดังนั้น จะใส่มาหรือไม่ใส่มาก็ได้ แต่ถ้าใส่มา จะมีประโยชน์กับเจ้าตัวในภายหน้า โดยเฉพาะการติดต่อแก้ไขข้อมูลต่าง ๆ. ชั้น/แผนก หมายถึง ชั้นเรียนของผู้เข้าสอบ, แผนกของผู้เข้าสอบ หมายถึง แผนกงานของผู้เข้าสอบ เช่น ม.3 เป็นต้น. ห้อง หมายถึง ห้องเรียนของผู้เข้าสอบ เช่น 1 หมายถึง ห้อง 1 เป็นต้น. ข้อมูลทั้ง 3 ช่องนี้ เป็น Optional คือจะมีหรือไม่มีก็ได้ ไม่เสียหายอะไร เพราะทางสำนักงานแม่กองธรรมยังไม่ประกาศบังคับให้ใส่ (แต่ปีต่อไป อาจจะบังคับก็ได้ โดยเฉพาะในส่วนเลขบัตรประชาชน)

๒.๑.๕ การใส่ข้อมูลช่องพ.ศ.เกิด, เดือนเกิด

การใส่ข้อมูลช่อง พ.ศ.เกิด ให้ใส่เป็นเลขอารบิค และให้ใส่พ.ศ.แบบเต็ม ไม่ใช่ พ.ศ.แบบย่อ เช่น 2540 เป็นต้น ไม่ใช่ใส่มาแค่ 40 ส่วนช่องเดือนเกิด ให้ใส่เดือนที่เกิดเป็นแบบเดือนเต็ม เช่น มกราคม เป็นต้น

๒.๑.๖ การใส่ข้อมูลช่อง บิดา-มารดา

ให้ใส่ชื่อ-นามสกุลของบิดา ในช่องบิดา ใส่ชื่อ-นามสกุลมารดา ในช่องมารดา หรือจะใส่คำนำหน้าชื่อบิดามารดามาด้วยก็ได้

๒.๑.๗ การใส่ข้อมูลช่อง สังกัดองค์กร / สถาบัน / สถานศึกษา ที่ส่งเข้าสมัคร

ชื่อองค์กร ให้ระบุให้ชัดเจนว่าเป็นอะไร เช่น โรงเรียน…………. หรือถ้าเป็นวัน ก็ใส่ว่า วัด……………… ถ้าเป็นโรงพยาบาล ก็ใส่ โรงพยาบาล……………. เป็นต้น แต่ทั้งนี้องค์กรต้องเป็นผู้ส่งเข้าสอบจริง ๆ สอบในนามขององค์กรจริง ๆ จึงจะใส่ชื่อองค์กรของตนเองมาได้ แต่หากมาสมัครเองโดยที่องค์กรไม่ได้ส่งมา ให้ระบุในช่ององค์กรเป็นชื่อวัด ห้ามใส่ชื่อองค์กรมา

ต่อมาเป็น ตำบล อำเภอ จังหวัด ขององค์กร ให้ใส่ไปตามเป็นจริง และพิมพ์ให้ถูกต้อง ในกรณีเป็นอำเภอเมือง ให้ระบุให้ชัดเจนว่าเมืองอะไร เช่น เมืองร้อยเอ็ด, เมืองสุรินทร์, เมืองเชียงใหม่ เป็นต้น ห้ามใส่เพียงแค่ เมือง เฉยๆ.

๒.๑.๘ การใส่ข้อมูลช่อง สังกัดวัด ที่ส่งเข้าสมัคร

ให้ระบุวัดที่ผู้เข้าสอบสังกัดอยู่ เช่น บวรนิเวศ, ชนะสงคราม โดยไม่ต้องใส่สร้อยพระอารามมาในกรณีเป็นพระอารามหลวง เช่น วัดชนะสงคราม ราชวรมหาวิหาร ให้ใส่เพียง ชนะสงคราม ไม่ต้องใส่คำว่า วัด นำหน้า

ต่อมาเป็น ตำบล อำเภอ จังหวัด ขององค์กร ให้ใส่ไปตามเป็นจริง และพิมพ์ให้ถูกต้อง ในกรณีเป็นอำเภอเมือง ให้ระบุให้ชัดเจนว่าเมืองอะไร เช่น เมืองร้อยเอ็ด, เมืองสุรินทร์, เมืองเชียงใหม่ เป็นต้น ห้ามใส่เพียงแค่ เมือง เฉยๆ.

๒.๑.๙ การใส่ข้อมูลช่อง สำนักเรียน ที่ส่งเข้าสมัคร

ให้ ระบุสำนักเรียนที่ผู้เข้าสอบสังกัดอยู่ เช่น วัดบวรนิเวศ, วัดชนะสงคราม โดยไม่ต้องใส่สร้อยพระอารามมาในกรณีเป็นพระอารามหลวง เช่น วัดชนะสงคราม ราชวรมหาวิหาร ให้ใส่เพียง วัดชนะสงคราม โดยต้องใส่คำว่า วัด นำหน้าในกรณีเป็นวัด ห้ามใส่มาแต่เพียงชื่อวัดโดยไม่ใส่คำว่า “วัด” นำหน้า เพราะชื่อสำนักเรียนไม่ใช่วัดทั้งหมด เช่น คณะเขตบางกอกใหญ่, คณะจังหวัดสระแก้ว เป็นต้น

๒.๑.๑๐ การใส่ข้อมูลช่อง หมายเหตุ ที่ส่งเข้าสมัคร

ใช้กรณีผู้เข้าสอบเปลี่ยนชื่อหรือเปลี่ยนนามสกุล หรือเปลี่ยนทั้งสองอย่าง ให้ระบุไปในหมายเหตุว่า ชื่อเดิม xxxx นามสกุลเดิม xxxx ให้ใช้รูปแบบนี้เท่านั้น ถ้าเปลี่ยนแค่ชื่อ ก็ให้ใส่แค่ชื่อเดิม ไม่ต้องใส่นามสกุลมาด้วย ถ้าเปลี่ยนแค่นามสกุล ก็ให้ใส่แค่นามสกุลเดิม ถ้าเปลี่ยนทั้งชื่อและนามสกุล ให้ใส่มาทั้งชื่อเดิม นามสกุลเดิม แต่ทั้งนี้ ในชั้นตรี ไม่ต้องใส่อะไรมาในหมายเหตุ เพราะระบบไม่ตรวจหมายเหตุของ ธศ.ตรี

๒.๒ ธรรมศึกษาโท-เอก ใช้แฟ้ม ts2 (ศ.๖ ชั้นโท), ts3 (ศ.๖ ชั้นเอก)

สำหรับธรรมศึกษาโท-เอกในส่วนของเนื้อหาแฟ้ม จะประกอบไปด้วยรายละเอียดคือ เลขที่, เพศ, คำนำหน้าชื่อ, ชื่อ, นามสกุล, เลขที่บัตรประชาชน, ชั้น/แผนก, ห้อง, พ.ศ.เกิด, เดือนเกิด, ชื่อองค์กร, ตำบล(ขององค์กร), อำเภอ, จังหวัด, สังกัดวัด, ตำบล, อำเภอ, จังหวัด, สำนักเรียน, พ.ศ.(ของใบประกาศ), เลขที่ ปกศ., สำนักเรียนของ ปกศ., หมายเหตุ

จะเห็นว่า ในส่วนของชั้นโท-เอก ช่อง บิดามารดาจะหายไป จะมีช่องเกี่ยวกับเลขใบประกาศมาแทนที่ในช่วงท้าย ๆ ของคอลัมน์ ดังนั้นจะอธิบายเฉพาะในส่วนที่เกี่ยวกับเลขใบประกาศ เพราะส่วนอื่น ๆ มีลักษณะเหมือนกับแฟ้มธรรมศึกษาชั้นตรี

ช่องแรกเกี่ยวกับใบประกาศ คือช่อง พ.ศ. ของใบประกาศ หรือ พ.ศ. ที่สอบได้นั่นเอง ถ้าหากเรามีแต่เลขใบประกาศ แต่จำ พ.ศ. ที่สอบไม่ได้ สามารถใช้เลขใบประกาศเป็นเครื่องบอก พ.ศ. ที่สอบได้

เช่น เลขใบประกาศ กท ๑๕๕๔/๑๖๙๔๙

2 หลักแรก จะเป็นชื่อย่อจังหวัด ในที่นี้ กท คือ กรุงเทพมหานคร

1 หลักต่อมาคือเลขหน 1-5 คือ หนในส่วนมหานิกาย, 6 คือ ธรรมยุต ในตัวอย่าง เป็นเลข ๑ หมายถึง หนกลาง (มหานิกาย)

1 หลักต่อมา เป็นเลขบอกว่าเป็นนักธรรม หรือธรรมศึกษา โดย 1-3 คือ นักธรรมตรี-โท-เอก ตามลำดับ ส่วน 4-6 คือ ธรรมศึกษาตรี-โท-เอก ตามลำดับ ในตัวอย่างเป็นเลข ๕ คือ ธรรมศึกษาโท

2 หลักต่อมา คือ ปี พ.ศ.แบบย่อ ในตัวอย่างเป็นเลข ๕๔ หมายถึงสอบได้ในปี พ.ศ.๒๕๕๔

ส่วนเลขหลังเครื่องหมาย / หมายถึง ลำดับที่สอบได้ในสังกัดสำนักเรียน ในตัวอย่างเป็นเลข ๑๖๙๔๙ หมายถึงสอบได้เป็นลำดับที่ ๑๖๙๔๙ ลำดับในที่นี่ไม่ได้หมายความสามารถในการสอบ แต่หมายถึงลำดับในการจัดเรียง

ช่องเลขใบประกาศ ให้ใส่เลขใบประกาศของผู้เข้าสอบ โดยต้องเป็นเลขใบประกาศของผู้เข้าสอบจริง เพราะทางสำนักงานแม่กองธรรมสนามหลวงใช้โปรแกรมตรวจสอบได้ว่า เลขใบประกาศนี้เป็นของผู้ที่ชื่อนี้นามสกุลนี้จริงหรือไม่ ในกรณีผู้เข้าสอบเปลี่ยนชื่อ-นามสกุล ให้ใช้ช่อง “หมายเหตุ” ในการบอก ชื่อเดิม xxxx นามสกุลเดิม xxxx (ไม่ต้องใส่เครื่องหมาย , / หรืออะไรทั้งนั้นนะครับ ใส่แค่ชื่อเดิม หรือนามสกุลเดิม เท่านั้น)

เรื่องที่เกี่ยวข้อง:

ข้อมูลอัพเดทล่าสุด เมื่อ: 19 พฤศจิกายน 2556 เวลา 10:03 น.